第一章 总则 第一条 为提高我院讲授仪器设备档案建设(以下简称设备档案)质量和治理水平，，逐步实现设备档案工作的尺度化、、规范化、、制度化，，充分阐扬设备档案在讲授、、科研中的作用，，凭据《中华人民共和国档案法》、、《科学技术档案工作条例》、、《通常高档学堂档案治理法子》以及《高档学堂档案实体分类法与高档学堂档案工作规范》等司法律规和有关规章制度，，结合我院现实，，特制订本法子。。 第二条 设备档案是指作为学院固定资产的讲授仪器、、设备，，在其购置、、验收、、调试、、运行、、维修、、刷新、、报废等全数过程中直接形成的拥有保留利用价值的文字、、图样、、声像、、纪录等分歧载体的资料以及随机文件资料。。 第三条 设备档案工作对峙集中统一辅导，，分级治理的准则。。国有资产治理处为设备档案治理工作的主管部门，，对各部门设备档案工作进行业务领导、、监督和查抄。。 第四条 各部门为设备档案治理工作的二级机构，，依照学院档案室和国有资产治理处的要求，，组织本部门有关人员做好设备文件资料的网络、、整顿、、立卷与归档工作，，并督促、、查抄本部门设备档案建设情况，，确保设备文件资料的齐全、、系统、、正确。。 第五条 设备档案治理工作是学院重要的基础性工作之一，，该当加强治理，，将之纳入学院整体发展规划。。设备档案治理工作必须与设备打算治理、、采购供给和设备使用等工作缜密结合，，保障设备文件资料的系统、、齐全、、正确。。设备档案治理工作应作为各部门的重要职责之一。。 第二章 归档领域和内容 第六条 归档领域和内容：：： （一）凡对当前的设备治理工作以及今后的改进拥有重要的参考价值和凭证作用的，，在设备治理工作和仪器设备申购、、验收、、使用、、维修、、刷新、、措置等各个环节中形成的文件资料，，为归档的设备档案资料。。 （二）所归文件资料必须遵循其天然形成法规，，维持有机联系，，必须与实物一致并有成套性，，能反映设备治理和仪器设备项目从申购到措置的全过程，，保障齐全、、正确、、系统。。 （三）归档资料的重要内容蕴含综合治理、、仪器设备项目凭据性资料、、开箱验收、、装置调试、、运行维修、、随机图样等，，具体领域和内容见附件一。。 （四）归档重点是价值10万元（含10万元）以上的精密、、贵重、、稀缺仪器设备项目。。作为学院固定资产的各类国产、、进口的高、、精、、尖、、新、、稀的仪器设备均须归档。。 第七条 以下为不归档的文件资料：：： （一）上级普发(非专指高校)的文件；；； （二）未定稿的治理性文件；；； （三）未生效的合同、、和谈书；；； （四）重份文件、、校内部门发来的文件；；； （五）无参考价值的通常性函件；；； （六）仪器设备告白、、宣传资料、、定货会与展销会宣传品。。 第三章 设备档案的立卷及归档流程 第八条 设备档案的立卷 （一）我院设备档案工作尝试部门立卷制度。。各部门兼职档案员要作好部门所使用仪器设备文件资料的网络、、整顿、、立卷工作。。 （二）国有资产治理处以及有关部门凭据本部门职能，，网络、、整顿工作职责领域内的文件资料的立卷工作。。 （三）学院档案室对国有资产治理处和设备使用部门的文件资料的立卷工作进行业务领导、、监督和查抄。。 第九条 设备档案的归档流程 （一）设备文件资料，，必须打印或用钢笔书写，，严禁用圆珠笔、、水彩笔、、铅笔等书写。。要求书写工整，，图样清澈。。 （二）将最能反映设备购置概况的文件资料，，如申购汇报、、批复文件、、论证资料、、订购合同、、验收汇报、、索赔文件等组成一卷或若干卷；；；其余设备技术档案按设备的工作法式及重要水平，，顺次分列。。 （三）设备文件资猜中的非纸质载体资料，，除密不成分者外，，应放入特殊载体档案的专柜生活，，并按要求表明拜见号。。 （四）卷内的文件资料按文字资料在前，，图表在后的挨次分列，，并装订成册。。装订时应拆除卷内文件中的金属物，，对破损的文件资料进行修补后再装订，，对引进设备中的专用文件夹，，能够维持原状。。 （五）设备文件资料选取卷盒的生活大局，，图件按卷盒规格进行折叠，，对于用卷盒生活有难题的，，可按其天然状态生活。。 （六）全数设备文件资料无论单面还是双面，，每面均为视为一页，，每卷页号均从1起头，，页导地位在非装订线一侧的下角。。 （七）填写卷内目录。。归档的案卷必须填写卷内目录，，卷内目录和文件资料可打印或用钢笔正楷书写，，字迹要工整、、清澈，，页面要整洁，，不得涂改。。（卷内目录体式见附件二）。。 （八）填写备考表。。每个案卷组成以来，，都应填写备考表，，写明本卷图纸和文字资料总页数，，并对文件资料的齐全、、正确水平，，败坏、、短缺情况加以注明。。日后案卷内的图纸和文字资料必要调换、、批改时．由档案人员随时在备考表上注明。。（备考表体式见附件三）。。 （九）拟定案卷封面各栏目，，案卷标题要扼要、、正确。。对进口设备的案卷，，其案卷标题应以中文书写。。卷内目录应有中外文对照。。（案卷封面体式见附件四）。。 第十条 设备文件资料归档功夫要求：：：设备文件资料形成后准则上应实时归档，，最晚不得超过两个月。。引进设备为索赔期满后两个月归档。。 第十一条 设备档案案卷内文件的生活期限：：：对最能反映设备购置概况和设备技术机能的文件资料，，如申购汇报、、批复文件、、论证文件、、订购合同、、验收汇报、、索赔文件等，，定为持久保留；；；设备随机技术文件和使用维修、、刷新等文件，，由于其价值是作为设备的组成部门而存在的，，准则上随设备存在而存在，，生活期限定为与设备共存。。 第十二条 设备档案准则上无密级。。 第十三条 设备使用部门专(兼)职档案治理员填写移交目录，，内容应蕴含文件资料名称、、份数、、移交功夫。。移交目录一式二份。。将移交目录连同案卷送部门掌管人审查，，再向国有资产治理处档案治理员归档，，归档时双方具名，，各持一份备查。。10万元以下仪器设备文件，，由学院档案室归档生活，，档案目录交给学院档案室、、国有资产治理处、、设备使用部门各一份登记。。 第十四条 设备档案的档号要求：：： （一）设备档案的档号要依照《高档学堂档案实体分类法》划定的分类法子进行分类。。 （二）档号必须切合唯一性、、合理性、、不变性的要求，，即统一档案部门内的档案不得重号；；；方便插卷，，使其有充分扩大的余地，，不能轻易改观，，能适应推算机治理的必要，，阐扬排架、、检索的双向职能。。 （三）档号由年度号、、分类代号、、生活部门代号、、案卷号四个部门组成。。年度号由四位阿拉伯数字组成；；；分类号是档号的主体，，通常由一、、二级类目代号组成（一、、二级类目代码及生活部门代号见附件五），，案卷号由二位阿拉伯数字组成。。年度代号、、分类代号、、生活部门代号、、案卷号，，用衔接符号“一”连结。。如：：：环境工程系2014年仪器设备档案的一号档案，，其档号应标为“2014―SB12―41―01”。。 （四）关于声像载体档案。。声像载体档案重要蕴含照片、、灌音带、、录相带、、幻灯片、、磁盘、、影视胶片、、缩微胶片、、光盘等分歧载体的文件资料。。它与纸质载体的文件资料同为高档学堂档案的重要组成部门。。声像载体由于其载体和幅面尺寸（类型）分歧，，生活要求分歧，，拟作特殊处置。。按载体类型别离单独编号排架，，同时注明与相应载体档案的参照号。。其编号模式为：：：年度号十声像档案代号（SX）＋载体代号（代码）＋生活部门号+序号。。（载体代号见附件五）。。 生活部门可所以卷、、册、、盒，，也可所以张、、件。。如：：：某辅导2014年来校视察，，资料网络部门是传媒系，，照片册序号是10，，则可标引为：：：“2014—SX12—31—10”。。 第十五条 案卷按档号挨次排架。。 第四章 生活和使用 第十六条 学院档案室生活要求按学院的有关划定执行，，各部门治理的档案要放在国有资产档案专用柜中，，资产较少的部门档案放在原有办公柜中设置的国有资产档案专栏内。。 第十七条 通常设备档案的使用。。借阅人按制度划定办理借阅利用手续。。在使用过程中，，保障案卷齐全、、安全，，定期送还。。 第十八条 由国有资产治理处指定的贵重仪器设备，，其资料归档后存学院档案室，，如必要使用，，应获得学院档案室的赞成并办理相应手续。。资料使用期间，，保障案卷齐全、、安全，，定期送还，，国有资产治理处和学院档案室对使用情况进行监督查抄。。 第十九条 设备档案的所有权属于学院，，设备使用部门由国有资产治理员即兼职档案员掌管生活，，存放在本部门专用的设备档案柜中。。如产生迷失或毁坏景象，，应实时汇报学院国有资产治理处、、学院档案室，，情节严重者按有关划定查究当事人的责任。。 第五章 鉴定和销毁 第二十条 对最能反映设备购置概况和设备技术机能的文件资料定为持久生活。。设备随机的技术文件和使用维修、、刷新等文件，，准则上与设备服役期限相一致。。已建档的设备，，经核准调出学院或报废时，，由设备使用部门填写调拨单或报废单，，并上报国有资产治理处和学院档案室，，其档案经鉴定后确定归属，，或随机调出，，或销毁，，或作资料保留。。 第六章 统计 第二十一条 成立健全统计台帐，，把握档案的收进、、整顿、、利用、、移出、、销毁和馆内各类情况数据，，按上级各业务主管部门的要求实时报送各类报表。。 第二十二条 按上级主管部门和学院要求进行定期的综合或专项统计分析。。 第二十三条 对统计数字进行综合分析，，找出存在的问题，，提出改进措施、、建议，，汇报学院辅导。。 第七章 其它 第二十四条 贵重仪器设备（指十万元及以上的设备）开箱验收，，必须有学院档案室和国有资产治理处档案工作人员参与，，以监督、、查抄、、领导随机文件资料的盘点、、验收，，并在验收纪录上具名。。 第二十五条 设备项目验收结束和进口设备索赔期满后，，由国有资产治理处会同设备使用部门兼职档案人员，，对文件资料进行系统整顿立卷并验收。。经验收合格后，，方可办理固定资产入库手续；；；对文件资料不齐全的设备，，不予入库，，不予报帐。。 第八章 附则 第二十六条 非讲授部门设备档案治理参照本法子执行。。 第二十七条 本法子由国有资产治理处掌管诠释。。 第二十八条 本法子处颁布之日起尝试。。 2015年5月20日 附件：：：(点击下载) 1、、仪器设备类档案归档领域和生活期限表 2、、仪器设备档案卷内目录 3、、仪器设备档案卷内备考表 4、、仪器设备档案封面 5、、仪器设备档案一、、二级类目代号、、生活部门代号简表 6、、仪器设备档案工作岗位职责 |
